Doanh nghiệp

 

 

Tìm
Doanh nghiệp Diễn đàn Tin học văn phòng MS. Word Trộn tài liệu (Mail Merge) trong Word 2010 (Phần ...
Xem: 14691|Trả lời: 0
go

Trộn tài liệu (Mail Merge) trong Word 2010 (Phần 1/2)

Đã thoát
       
Tổng số Nữ: 5
Cấp: Quản trị viên
Bài: 103 (0)
Điểm: 577
-2
373
105


Đăng ký: 1-6-2011
Đăng nhập: 20-8-2011
Đăng lúc 8-6-2011 13:26 |Hiện toàn bài send2friendsonyahoo facebook twitter yahoo google MySpace live digg
1.  Các Khái niệm

Trộn thư

Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp…

Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.

Tập tin data source

Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.

Tập tin main document

Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh

2.        Form letter

Bước 1.

Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau

tron1.jpg



Bước 2.

Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).

* Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

tron2.jpg



Bước 3.

Trên tập tin Main chính trong Word, chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

tron3.jpg



Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

tron4.jpg



Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2

tron5.jpg



Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3

tron6.jpg



Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu.

tron7.jpg



Chọn Sheet1, OK

tron8.jpg



Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời.
Nhấn OK.
Nhấn Next qua bước 4.

tron9.jpg



Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…

tron10.jpg



Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các field vào trong main document như sau:

tron11.jpg



Nhấn Next sang bước 5, ở bước này nhấn vào nút >> đề xem trước các thư mời tiếp theo

tron12.jpg



Nhấn nút Next sang bước thứ 6

tron13.jpg



Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.

tron14.png



Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.
Doanh nghiệp © All Rights Reserved.
1-1 khung
Bản đầy đủ | Đăng bài
B Color Image Link Quote Code Smilies
Câu hỏi an toàn Đổi cái khác Mã kiểm tra Đổi cái khác

Lưu trữ|Doanh nghiệp

GMT+7, 24-7-2014 11:21 , Processed in 0.019611 second(s), 18 queries , Xcache On.

Phát triển từ Discuz!

© 2011 Diễn đàn Doanh nghiệp. Nội dung được phát triển bởi thành viên.